Para las empresas o cualquier emprendedor (independientemente si trabaja en recursos humanos), conocer que integra un correcto expediente laboral te puedo salvar de muchos problemas. Recordemos que la presentación de documentos es obligación exclusiva del empleador y cualquier notificación o revisión de la autoridad puede ocasionar muchos inconvenientes si estos no se tienen. Es por ello que te explicaremos todos los documentos que debes tener desde un inicio de tus empleados y trabajadores.
¿Qué debe tener un expediente laboral?
Tener organizada nuestra información nos hace posible acceder a ella sin complicaciones cuando es necesario. Así que mientras mejor organización tenga tu empresa en todos los departamentos, se tendrán menos inconvenientes en caso de alguna revisión de la autoridad y su vigilancia en el cumplimento de las obligaciones obrero-patronales, por parte del SAT y del IMSS. El expediente se debe integrar de la siguiente forma:
- Identificación Oficial.
- CURP.
- Acta de nacimiento.
- Comprobante de domicilio.
- Curriculum Vitae.
- RFC
- Número de seguridad social.
- Constancia de Antecedentes no penales.
- Examen médico.
- Constancias de estudio.
- Contrato laboral.
- Aviso de retención de descuentos del INFONAVIT y FONACOT (si aplica).
- Constancias de descuentos que la empresa deba de retener (como una pensión alimenticia).
Los siguientes documentos son los que se deben agregar conforme el trabajador esta en nuestra empresa:
- Registro de entradas y salidas de personal
- Control de horas extras
- Constancias de vacaciones
- Recibos de nómina.
- Recibo pago de aguinaldo.
- Recibo de pago de vacaciones y de la prima vacacional.
- Recibo de PTU
- Recibo de démas prestaciones que le otorgues al trabajador (prima dominical, etc.)
Puedes integrar el expediente en físico o digital, de acuerdo a tus necesidades. Recuerda que todos los CFDI deben estar correctamente timbrados.